Politica GDPR

POLITICA GDPR

Primăria comunei Axente Sever

Politica privind securitatea prelucrării datelor cu caracter personal

1.Introducere

Începand cu data de 25 mai 2018, a intrat în vigoare Regulamentul nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare „GDPR”), aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene. În acest sens, vă informăm privind condiţiile în care realizăm prelucrarea datelor cu caracter personal în vederea alinierii la dispoziţiile noii reglementări.

Luând în considerare următoarele:

  • Cerinţele Regulamentului nr. 679/2016/ GDPR
  • Cerinţele de reglementare şi obligaţiile de asigurare a confidenţialităţii informaţiilor şi datelor cu care operăm, vă prezentăm în continuare elementele componente ale sistemul nostru de management al securităţii datelor cu caracter personal: ce fel de date cu caracter personal prelucrăm, modul în care sunt utilizate și de către cine, unde  sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate şi alte cerinţe.

Primăria comunei Axente Sever actualizează periodic principiile şi măsurile tehnice şi organizatorice aplicabile securităţii datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor şi partenerilor noștri, online și offline.

Confidențialitatea, integritatea şi disponibilitatea datelor dvs. personale sunt factori importanţi de care ținem seama în cadrul relaţiilor cu toate părţile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși.

Această politică privind securitatea datelor cu caracter personal a Primăriei comunei Axente Sever explică modul în care primim datele cu caracter personal ce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionăm din momentul în care le deținem.

2.Cine suntem

Primăria comunei Axente Sever, cu sediul în localitatea Axente Sever, nr. 308, comuna Axente Sever, judeţul Sibiu, număr de înregistrare 4406126, telefon 0269.840.001, email primaria_axsever@yahoo.com îşi asumă angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate şi de a se conforma prevederilor legale şi de reglementare aplicabile privind protecţia acestora.

3.Ce categorii de date cu caracter personal colectăm?

Prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza servicii pentru contribuabili / cetăţeni / petenţi şi activităţi suport specifice administraţiei publice.

În funcţie de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituţiei:

  • nume şi prenume, adresa, CNP, serie şi numar de buletin, date fiscale şi date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, angajatori, date privind studiile şi profesia, date privind infracţiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate ale contribuabililor;
  • în cazul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse şi servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanţilor legali sau delegaţi, funcţia deţinută, telefon mobil, adresa de email

4.Cum obținem datele cu caracter personal despre dvs.?

Pentru noi, „date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identităţi fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.

Primăria comunei Axente Sever proceseaza datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor  noştri comerciali, ale vizitatorilor sediului nostru, ale persoanelor care accesează website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (email, fax, poştă, audienţe, participare la evenimente etc), angajati si colaboratori, alte persoane fizice.

În cazul personalelor enumerate mai sus, Primăria comunei Axente Sever prelucrează datele cu caracter personal astfel:

– obţinem date cu caracter personal în mod direct de la contribuabili / persoane fizice în diferite moduri, incluzand următoarele modalităţi: contact direct în cadrul întâlnirilor de la sediul instituţiei, telefonic, primirea de date pe email / fax, trimiterea de cereri şi completarea unor documente necesare furnizării serviciilor admnistraţiei publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituţiei.

– putem obţine date cu caracter personal şi indirect, din alte surse: prin comunicări făcute de alte instituţii (transfer de date) dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau în interes legitim, prin interogarea bazelor de date naţionale unde avem acces reglementat legislativ, dezvăluiri ale altei persoane vizate dumneavoastră fiind iniţial parte terţă, devenind prin prelucrare parte vizată. Aceste categorii de informaţii pot cuprinde numele şi datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informaţii adiţionale despre dumneavoastră.

5.Temeiul legitim al prelucrarii datelor cu caracter personal

– prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care ne revine, servesc interesului legitim şi / sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (interesul persoanei vizate);

– consimţământ: atunci când nu prelucrarea nu are la bază o obligaţie legală sau nu decurge din îndeplinirea obligaţiilor legate de funizarea serviciilor noastre, numai în baza consimţământului persoanei vizate.

6.În ce scop prelucrăm datele personale?

Prelucrare  înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

Primăria comunei Axente Sever proceseaza date cu caracter personal pentru sprijinirea procesului de furnizare a serviciilor publice şi desfăşurarea relaţiilor comerciale cu toţi partenerii noştri.

În continuare sunt enumerate câteva situaţii:

  • procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice;
  • colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon şi/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice;
  • executarea unei operaţiuni de plată; gestiune economico-financiară și administrativă;
  • soluționare petiții / sesizări; prelucrarea oricăror alte solicitări primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;
  • încheierea şi executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achziţie);
  • administrarea şi întreţinerea website-ului;
  • activităţi de recrutare şi selecţie de candidaţi calificaţi, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituţiei;
  • promovarea unor acţiuni şi evenimente;
  • evidența populației și stare civilă;
  • constatarea și  sancționarea  contravențiilor;
  • prevenirea  și  combaterea infracționalității stradale;
  • protecția și securitatea persoanelor și a bunurilor;
  • protecție și asistență socială;
  • servicii de consiliere legală și reprezentare în justiție;
  • tranzacții spații comerciale;
  • gestionarea declarațiilor de avere și de interese;
  • pentru analize interne destinate îmbunătăţirii serviciilor publice;
  • îndeplinirea altor obligaţii legale specifice domeniului de activitate;
  • prelucrări statistice la nivel naţional;
  • prelucrări în scop de cercetare ştiintifică.

7.Către cine şi când poate transfera Primăria comunei Axente Sever datele personale?

Transferăm date cu caracter personal atunci când cerinţele de reglementare ne impun acest lucru; ne conformăm cerinţelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dvs. de la autorităţi sau în cazul unui proces.

Putem să comunicam date cu caracter personal unor terţe părţi în scopul îmbunătăţirii calităţii serviciilor publice pe care le oferim. Aceşti terţi au, la rândul lor, obligaţii similare cu ale Primăriei comunei Axente Sever în ceea ce priveşte protecţia datelor cu caracter personal.

Unii dintre aceştia sunt terţe părţi care nu intenţionează să prelucreze datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacţiunile lor cu noi, cum ar fi societăţi care asigură întreţinere tehnică, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calităţii, organisme de certificare, autorităţi ale statului.

În timpul navigării dvs pe site-ul web şi în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal către furnizori de servicii de analiză şi către motoare de căutare pentru ca aceştia să furnizeze servicii de întreţinere a site-ului nostru web.

8.Transferarea datelor cu caracter personal in afara Spatiului Economic European (SEE)

Nu transferăm date în afara SEE.

Putem transfera date cu caracter personal în SEE sau în afara SEE în situaţia în care unii dintre partenerii Primăriei comunei Axente Sever au sediul sau îşi desfaşoară activitatea în afara SEE.

Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanţii privind securitatea datelor. În situaţia în care, în urma analizării riscurilor considerăm că prelucrarea este afectata de riscuri mari vom informa ANSPDCP privind găsirea unei soluţii.

9.Drepturile persoanei vizate

În calitate de persoana vizată, aveţi următoarele drepturi:

  • dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dvs. aflate în posesia Primăriei comunei Axente Sever;
  • de a vă retrage consimţământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimţământul, fără însă a afecta legalitatea activităţilor de prelucrare realizate până în momentul respectiv;
  • dreptul la portabilitatea datelor, dacă prelucrarea are la bază consimţământul, un contract sau mijloace automate de luare a deciziilor, dreptul de a solicita Primăriei comunei Axente Sever să furnizeze datele cu caracter personal obţinute direct de la persoana vizată şi, dacă este posibil, să transmită acele date direct altui operator;
  • dreptul de a solicita Primăriei comunei Axente Sever să rectifice oricare date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate;
  • dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal să fie şterse în momentul în care nu mai sunt necesare / dreptul de a fi uitat;
  • în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, dreptul de restricţionare a prelucrării până la clarificarea sau finalizarea litigiului;
  • dacă prelucrarea se bazează pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică).

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajăm să ne adresaţi o solicitare în scris, datată şi semnată sau în format electronic la urmatoarea adresă: Primăria comunei Axente Sever, localitatea Axente Sever, nr. 308, comuna Axente Sever, judeţul Sibiu, cod postal 557025, adresă e-mail: primaria_axsever@yahoo.com,  pentru a vă informa privind măsurile de securitate implementate.

Vă este recunoscut dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale pentru Protecţia Datelor cu Caracter Personal sau justiţiei, pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.

Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, Bucureşti, România sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro

10. Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Vom stoca datele cu caracter personal necesare pentru furnizarea serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate şi pentru a ne conforma obligaţiilor legale aplicabile.

Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în acelaşi timp a cerinţelor legale în vigoare şi a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

 

Daca Primăria comunei Axente Sever va stabili că are un interes legitim sau o obligaţie legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal şi în alte scopuri, veţi fi informaţi în mod corespunzător în acest sens.

Estimăm că activităţile de prelucrare amintite mai sus vor necesita  stocarea  datelor  cu caracter personal  pe urmatoarele perioade:

Scopul prelucrarii / Durata pastrarii datelor:

1–   procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice / conform reglementărilor legale aplicabile prelucrării respective;

2–   colectarea datelor prin e-mail, telefon şi/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice / pe durata în care contribuabilul este arondat Primariei comunei Axente Sever;

3–   executarea unei operaţiuni de plată;

4–   prelucrarea oricăror alte solicitări primite online, inclusiv formularea de răspunsuri la solicitări / 1 an de la tratarea solicitării;

5–   încheierea şi executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achiziţie) / 1 an de la încetarea efectelor contractului;

6–   activităţi de recrutare şi selecţie de candidaţi calificaţi, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituţiei/ în cazul candidaţilor neselecţionaţi, până la retragerea consimţământului de prelucrare;

7–   promovarea unor acţiuni şi evenimente şi a mesajelor de marketing / 1 an de la finalizarea evenimentului.

De asemenea, nu păstrăm datele dvs. personale mai mult decât este necesar, astfel că le păstrăm numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat, conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.

Odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar Primăria comunei Axente Sever nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ştergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale  aplicabile  şi  cerinţele  de  protejare  a intereselor persoanelor vizate.

11.Ce măsuri de securitate utilizează Primăria comunei Axente Sever pentru protejarea datele dvs. personale?

Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal de îndată ce suntem în posesia lor, prin implementarea de măsuri tehnice şi organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breşă de securitate, vom lua măsurile corective adecvate.

Nu garantăm că informaţia este securizată 100% sau că anumite comunicări care vizează datele cu caracter personal nu vor fi întârziate, întrerupte, interceptate sau nu vor prezenta erori. Prelucrarea şi transmiterea de date cu caracter personal este un proces ce poate fi afectat de riscuri de securitate.

Primăria comunei Axente Sever utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, contribuabili sau alte persoane care le furnizează instituţiei. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidenţalităţii, ştergerii, utilizării greşite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Primariei comunei Axente Sever.

12.Actualizarea Politicii Privind Securitatea Prelucrării Datelor Cu Caracter Personal

Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal poate suferi modificări ulterioare. Orice modificare adusă politicii de prelucrare a datelor se actualizează şi se publică pe site-ul instituţiei noastre. Orice fel de actualizări intră în vigoare la data publicării lor pe pagina web a Primariei comunei Axente Sever.  Continuarea utilizării de către dvs. a serviciilor publice oferite de Primăria comunei Axente Sever după data intrării în vigoare a acestor actualizări constituie acceptarea de către dvs. a acestor modificări.

Prin eventualele modificări și actualizări ulterioare ale prezentei politici, ne obligăm să nu aducem atingere în niciun fel drepturilor dumneavoastră menționate în prezenta versiune. În cazul în care astfel de modificări ar putea avea un impact major direct sau indirect asupra drepturilor dumneavoastră în legătură cu datele dvs. personale, ne obligăm să vă aducem în mod explicit acest lucru la cunoștință și să vă solicităm consimțământul, dacă este necesar, în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

De asemenea, toate versiunile acestei politici de confidențialitate sunt păstrate la sediul Primăriei comunei Axente Sever pentru consultare.

Contactează Primăria comunei Axente Sever

Dacă doriţi să corectaţi datele dvs. cu caracter personal sau alte informații, să modificaţi modul în care colaborăm şi prelucrăm aceste date sau dacă doriţi să adresaţi întrebări despre politicile noastre aplicabile securităţii prelucrării datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos:

Primăria comunei Axente Sever

Adresa: localitatea Axente Sever, nr. 308, comuna Axente Sever, judeţul Sibiu, cod postal 557025

E-mail: primaria_axsever@yahoo.com

Tel/Fax 0269.840.001/ 0269.847.100